Office manager

Bewuste mensen, bevlogen teams en bezielde organisaties: daar staan we voor bij School voor Coaching. Wij geloven dat bewust en persoonlijk leiderschap als katapult dient voor alles wat je wil bereiken, zowel privé als op de werkvloer. Wie zich werkelijk bewust is van patronen, teamdynamiek, automatismen en triggers, wordt een vrij en effectief mens. Dat gunnen we iedereen.

Al zo'n 30 jaar leiden we professionals, leidinggevenden en teams op in het coachvak. Daarmee stonden we aan de wieg van coaching als vak in Nederland. We zijn een warm en betrokken coach- en opleidingsinstituut met een eigen pand in hartje Utrecht. We geloven dat een divers team het beste in elkaar naar boven haalt, en we zijn benieuwd wat jij met jouw kwaliteiten toevoegt.

Over de functie

Als Office Manager zorg je dat ons pand, dat ook onze trainingslocatie is, er elke dag gastvrij en verzorgd bij staat. Je bent het warme eerste aanspreekpunt voor deelnemers, opleiders en gasten, en de steun en toeverlaat van het team voor praktische en organisatorische zaken.

Ruim de helft van je tijd ben je gastvrouw of gastheer: je opent het pand, ontvangt groepen, houdt de ruimtes op orde en regelt boodschappen, materialen en leveranciers. De rest van je tijd werk je achter de computer. Je beantwoordt mails en telefoontjes, volgt taken op in ons CRM-systeem en zorgt dat de organisatie rondom onze opleidingen soepel loopt.

Deze functie vraagt flexibiliteit. Je werkt 32 uur per week, gemiddeld verdeeld over 4 dagen. Welke dagen dat zijn, stemmen we af op de groepen in huis. Die planning ligt ruim van tevoren vast, maar is niet elke week hetzelfde. Je dag begint rond 8:00 uur, wanneer je het pand opent. Gemiddeld twee dagen per week werk je door tot ongeveer 17:00 uur, de andere dagen ben je rond 15:00 uur klaar.

We kennen piek- en dalweken. Van februari tot en met mei is er bijna elke dag een groep in huis, januari en juni zijn rustiger. In de vakanties is er weinig te ontvangen. Dan heb je meer ruimte om orde op zaken te stellen of uren te compenseren.

Wat ga je doen?

Gastvrijheid en het pand

• Je opent en sluit het pand en zorgt dat alle ruimtes er presentabel bij staan.
• Je ontvangt deelnemers, opleiders en gasten en bent hun vraagbaak gedurende de dag.
• Je loopt regelmatig een rondje door het pand: netheid, vaat en achtergebleven spullen.
• Je houdt apparaten zoals het koffieapparaat schoon en schakelt bij storingen met de monteur.
• Je doet de dagelijkse en grote boodschappen voor deelnemers en team.
• Je bewaakt de voorraad studiematerialen en bestelt op tijd bij.
• Je onderhoudt het contact met leveranciers, zoals de schoonmaker, de lunchleverancier, de tuinman en de printerleverancier.
• Je maakt elke maand de planning voor schoonmaak, lunch en parkeren van opleiders.

Kantoor en opleidingen

• Je beheert onze algemene mailboxen en neemt de telefoon op. Praktische vragen beantwoord je zelf, inhoudelijke vragen zet je door naar de juiste collega.
• Je volgt taken op in ons CRM-systeem, zoals brochure-aanvragers nabellen en deelnemers voorbellen voor kennismakingsworkshops en webinars.
• Je verzorgt certificaten en diploma's voor afgestudeerde deelnemers.
• Je stemt dagelijks af met je collega's en pakt ad-hoctaken op voor team en opleiders.

Over jou

• Je haalt voldoening uit een pand dat uitnodigend en netjes is. Verse bloemen op tafel, lekkere koffie en een warm onthaal: dat regel jij.
• Gastvrijheid is voor jou geen verzameling leuke acties, maar een houding. Je wil dat mensen zich bij ons welkom voelen.
• Je hebt oog voor detail en houdt van orde en structuur. Bij een rommelige kast gaan je handen jeuken.
• Je haalt energie uit de combinatie van met je handen werken en achter de computer zitten.
• Je bent een ster in ad-hoctaken. Gaan de telefoon, de deurbel en een vraag van een opleider tegelijk? Dan blijf jij rustig en vrolijk.
• Je bent sociaal sterk en schakelt makkelijk, tussen deelnemers, opleiders en collega's en tussen ons CRM-systeem, Outlook en andere systemen.
• Je bent assertief en laat het weten als iets beter, slimmer of leuker kan.
• Je hebt ervaring in een gastvrije of ondersteunende rol, bijvoorbeeld als receptionist, gastvrouw/gastheer of office assistant.
• Je bent flexibel. Je werkt gemiddeld 4 dagen per week, maar welke dagen dat zijn, verschilt per week. Een start om 8:00 uur en gemiddeld twee keer per week doorwerken tot 17:00 uur passen goed bij jou.
• Je woont bij voorkeur in of rond Utrecht.

Over ons

Ons kantoorteam bestaat uit zes collega's, jij meegerekend. De opleidingen worden verzorgd door ons team van 20 freelance opleiders.

We zijn nauw betrokken bij de organisatie en bij elkaar. De sfeer is warm, informeel en open. Persoonlijke en professionele ontwikkeling staat niet alleen centraal in onze opleidingen, maar ook binnen het team.

Wij bieden jou

• Een team van energieke en betrokken collega's.
• Toegang tot een schat aan kennis over coaching en persoonlijke ontwikkeling.
• Een rol waarin je gastvrijheid en organisatietalent volledig tot hun recht komen.
• Verantwoordelijkheid vanaf dag één.
• Een salaris tussen € 2.250 en € 2.650 bruto per maand bij 32 uur per week, afhankelijk van je ervaring.
• Rustiger periodes in de vakanties, met ruimte om orde op zaken te stellen of uren te compenseren.
• Een sfeervolle werkplek in een historisch pand in hartje Utrecht.

Een dag uit het leven van onze Office Manager

Om 8:00 uur open je de deuren van ons pand aan de Biltstraat 200. Het is dinsdag, dus de container staat al aan de straat. Dan begint het eerste spitsmoment van de dag. Je zet alles klaar: je zet de koffiemachines aan, zorgt dat er thee, koekjes en fruit klaarstaan en richt de zalen in voor de opleidingen van vandaag. Overal staan bloemen en planten, dus je kijkt ook even of ze water nodig hebben.

Rond kwart over negen komen de eerste deelnemers binnen. Met jouw onthaal voelen ze zich direct welkom. Is de groep gestart? Dan pak je een kop koffie en stem je met je collega's af wat er vandaag op de planning staat.

Daarna kruip je achter de computer. Je beantwoordt mails in de welkom-inbox en neemt met plezier de telefoon op. Praktische vragen beantwoord je zelf, inhoudelijke vragen zet je door. In ons CRM-systeem staan een paar belletjes klaar: mensen die een brochure hebben aangevraagd en deelnemers voor het webinar van volgende week.

Gaat de groep lunchen, dan zorg jij dat de zaal weer tiptop is en vul je de koekjes bij. Daarna lunch je zelf met het team.

In de middag check je de voorraad. Zijn er genoeg koffiebonen? Moeten er studiematerialen worden besteld? Tussendoor levert een bezorger het lesmateriaal dat je vorige week bestelde, en bel je de monteur over het koffieapparaat. Omdat het bijna de 15e is, maak je de planning voor schoonmaak, lunch en parkeren van de opleiders voor volgende maand rond.

Rond 15:00 uur loop je nog even bij de groep langs of ze alles hebben voor de rest van de middag, en stem je met je collega's af wat er morgen klaar moet staan. Vandaag zit er weer op!

Salaris: €2.250,00 - €2.650,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Budget voor professionele ontwikkeling
• Extra vakantiedagen
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding

Werklocatie: Fysiek

Izvor: https://indeed.com/viewjob?jk=7c7d46ecccd83e0c

Nivo: senior